معرفی گروه Lean Soul
بالاخره پس از مدتها گروه Lean Soul با ورود اعضای جدید شکل گرفت تا بتواند فعالیت های خود را در زمینه اشاعه فرهنگ ناب بگستراند. شاید برای شما پرسشی مهم نقش بندد و آن اینکه این گروه Lean Soul چه هدفی را دنبال می نماید؟

چشم انداز گروه Lean Soul :

بسط و گسترش دانش ناب در ایران.
این چشم انداز در استراتژیهای زیر پیگیری خواهد شد:
استراتژی اول: بالابردن سطح آگاهی های آکادمیک کشور در زمینه ناب از طریق پیاده سازی اهداف زیر:
هدف 1: انتشار نشریات با موضوع ناب.
هدف 2: ارایه مقالات و کارگاه های ویژه موضوع ناب
هدف 3 : برگزاری تله کنفرانس با اساتید بین المللی ناب
هدف 4 : برگزاری نشست های علمی با اساتید داخلی
هدف 5: پیگیری دوره های بلند مدت ناب در دانشگاه ها با همکاری مراکز علمی معتبر خارجی
هدف 6: طراحی و اجرای شبکه متفکرین ناب کشور جهت ایجاد بستری برای تبادل تجربه های ناب کشور.
استراتژی دوم : ارتقای سطح مدیریت کارخانجات تولیدی کشور با استفاده از تکنیک های ناب:
هدف 1: طراحی جعبه ابزار ناب با استفاده از الگوهای مدیریت کارخانجات بزرگ دنیا مثل تویوتا، بنز و نیسان
هدف 2 : ارایه متد سنجش وضعیت سیستم های تولید جهت تعیین وضعیت سطح ناب بودن آنها
هدف 3: ارایه Road Map برای سیستم های تولیدی جهت رسیدن به وضعیت تولید در کلاس جهانی بر اساس مدلهای موفق اروپایی.

اعضای گروه Lean Soul

همچنین اعضای فعلی گروه را به شرح زیر می باشند:
1. یاشار صفرزاده - فوق لیسانس سیستم های اقتصادی اجتماعی دانشگاه شریف -

ابزارها و تکنیک ها و خروجی‌های فرآیند آغازمدیریت محدوده پروژه

ابزارها و تکنیکهای فرآیند آغاز:

1.روش های انتخاب پروژه:

روشهای انتخاب پروژه مشتمل بر در نظر گرفتن معیار تصمیم گیری و یک وسیله برای محاسبه ارزش در شرایط عدم اطمینان می باشد. روشهای انتخاب پروژه عموما در یکی از دو دسته کلی زیر جای می گیرند:
روش های اندازه گیری سود – رویکردهای تطبیقی، مدلهای امتیاز بندی، مشارکت سود یا مدلهای اقتصادی.
روش های بهینه سازی محدود – مدل های ریاضی که از الگوریتمهای برنامه ریزی خطی، غیر خطی، پویا، اعداد صحیح و چند هدفه استفاده میکند.
اغلب از این روشها به عنوان مدلهای تصمیم گیری یاد میشود.

2.رای صاحب نظران:

اغلب جهت ارزیابی ورودی های این فرآیند، رای صاحب نظرانه نیاز خواهد بود. چنین صاحب نظرهایی، از طریق منابع زیر قابل دسترس می باشند:

بخش های درون سازمانی

• مشاوران
• ذی نفعان
• انجمن های فنی و حرفه ای
• گروهای صنعت

خروجی های فرآیند آغاز:

1. منشور پروژه: منشوری است که بطور رسمی پروژه را تصویب می کند. منشور پروژه دربرگیرنده موارد زیر است:
• نیاز کسب و کار
• شرح محصول
2. تعیین/ انتصاب مدیر پروژه: به طور معمول، مدیر پروژه بایستی تا آنجا که ممکن است، در پروژه زود تعیین و منصوب گردد.
3. قیود: عواملی هستند که انتخاب های تیم مدیریت پروژه را محدود می کنند.
4. مفروضات: عواملی هستند که در برنامه ریزی، صحیح، واقعی یا قطعی تلقی می شوند. مفروضات بر تمام جنبه های برنامه ریزی پروژه اثر می گذارند.

فرآیند آغاز

در این فرآیند تشخیص داده می شود که آیا پروژه جدیدی باید آغاز شود یا اینکه باید مرحله یا فاز بعدی پروژه فعلی آغاز شود.

ورودی های فرآیند آغاز

1. شرح محصول

اسناد شرح محصول در جهت جمع آوری ویژگی های محصول یا خدماتی می باشد که پروژه آنها را بوجود می آورد.
بسیاری از پروژه ها بصورت انجام کار طی انعقاد قرارداد بین سازمان و پیمانکار انجام می گیرد. تحت چنین شرایطی، شرح اولیه محصول معمولا توسط تحویل گیرنده آن محصول تهیه می شود.
همچنانکه پروژه پیش می رود جزئیات بیشتری درباره محصول یا خدمات پروژه حاصل می شود.

2. برنامه استراتژیک

از آنجائیکه اهداف استراتژیک سازمان مجری پشتیبان تمام پروژه ها می باشد، بنابراین برای دستیابی به این اهداف باید برنامه استراتژیک در تصمیمات مربوط به پروژه مد نظر قرار گرفته شود.

3. معیارهای انتخاب پروژه

معیارهای انتخاب پروژه معمولا با توجه به شرایط مخصول پروژه تعریف می شوند و می توانند طیف وسیعی از ملاحظات مدیریتی را پوشش دهند.

4. اطلاعات گذشته

این اطلاعات حاصل از نتایج عملکردها و تصمیمات اتخاذ شده در فازها و مراحل قبلی پروژه می باشند و می توانند در تایید یا بررسی هر مرحله از پروژه مورد استفاده قرار گیرند.

مدیریت محدوده پروژه

مدیریت محدوده پروژه شامل فرآیندهایی است که تضمین می کنند پروژه شامل کارهای مورد نیاز و فقط کارهای موردنیاز برای تکمیل موفق پروژه باشد.
واژه محدوده در پروژه به دو چیز اطلاق می شود:

• محدوده محصول

شامل ویژگی ها و وظایفی است که در خدمات یا محصول پروژه دیده می شود.

• محدوده پروژه

شامل کاری است که باید درجهت تحویل محصول با ویژگی ها و وظایف تعیین شده آن انجام شود.
که در اینجا مدیریت محدوده پروژه می باشد.
این فرآیندها در جدول زیر آورده شده است.

ابزارها و تکنیک ها و خروجی‌های فرآیند کنترل کلی تغییرات

ابزارها و تکنیک های فرآیند کنترل کلی تغییرات

1. سیستم کنترل کلی تغییرات

سیستم کنترل کلی تغییرات مجموعه روش های قابل استناد رسمی می‌باشد به طوری که این سیستم مراحلی را که در آن مستندات پروژه ممکن است تغییر یابند را تعریف می‌کند بسیاری از سیستم‌های کنترل تغییرات دارای هئیت کنترل تغییرات (CCB)هستند که مسول تایید یا رد درخواست تغییرات می‌باشد.تغییرات در پروژه ممکن است به دو صورت پیش بینی شده و پیش بینی نشده باشند.سیستم کنترل تغییرات باید شامل روش‌هایی بالشد تا تغییرات پیش بینی شده که از قبل تعریف شده‌‌‌‌‌‌اند بطور خود کار پذیرفته شوند.
البته هر دو نوع تغییرات باید مستند سازی شوند.

2. مدیریت اعمال تغییرات

مدیریت اعمال تغییرات روشی مدون برای هدایت و نظارت فنی پروژه می‌باشد و شامل موارد زیر میشود:
• تعیین و تدوین ویژگی‌های فیزیکی و عملکرد هر فعالیت یا سیستمی در پروژه
• کنترل تغییرات در ویژگی‌های هر فعالیت و سیستمی در پروژه
• ثبت و گزارش تغییرات و وضعیت اجرای آنها
• نظارت بر انجام هر فعالیت و سیستمی برای انطباق آنها با نیازهای پروژه

3. ارز یابی عملکرد

تکنیک‌های ارزیابی عملکرد از قبیل روش ارزش بدست آمده (Eerned value ) ارزیابی می‌کنند که آیا فعالیت‌های پروژه طبق برنامه پیش بینی شده پیش می‌روند یا نه.

4. برنامه ریزی‌های دیگر

پروژه‌ ‌ها به ندرت بر طبق برنامه اجرا می‌شوند.تغییرات آتی ممکن است شامل تخمین هزینه‌های جدید‏‏‏‎ توالی جدید فعالیت‌ها و دیگر تنظیمات برنامه‌ی پروژه شوند.

5. سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه

همان طور که قبلآ توضیح داده شد سیستم‌ اطلاعاتی مدیریت پروژه شامل ابزارها و تکنیک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام وانتشار نتایج دیگر فرآیند های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

خروجی‌های فرایند کنترل کلی تغییرات

1. بروزآوری برنامه پروژه

بروزآوری برنامه پروژه هر گونه تغییر در محتوای برنامه‌ پروژه یا جزئیات پشتیبانی کننده را شامل می‌شود

2. اقدامات اصلاحی

همانطور که قبلآ توضیح داده شد اقداماتی هستند که برای انطباق اجرای پروژه با برنامه پروژه انجام می شوند.

3. تجربیات حاصل از پروژه

علل ایجاد تغییرات در پروژه و انجام اقدامات اصلاحی باید مستند سازی شوند تا بتوان از آنها به عنوان بانک اطلاعاتی در طول اجرای پروژه و در پروژه‌های دیگر استفاده کرد.

فرآیند کنترل کلی تغییرات

برای تحقق فرآیند کنترل کلی تغییرات سه عامل زیر باید در نظر گرفته شود:
1. سودمند بودن تغییرات
2. اطمینان از رخ دادن تغییر
3. مدیریت زمان و چگونگی رخ دادن تغییرات
ورودی های فرآیند کنترل کلی تغییرات

1. برنامه پروژه

برنامه پروژه مبنای اصلی کنترل تغییرات می باشد که قبلا در مورد آن توضیح داده شد.

2. گزارشات عملکرد

گزارشات عملکرد اطلاعات و هشدارهایی را برای تیم پروژه فراهم می کند بطوریکه مشخص می شود چه مشکلاتی در آینده رخ خواهد داد.

3. درخواست تغییرات

درخواست تغییرات ممکن است به اشکال مختلفی رخ دهد از جمله شفاهی یا کتبی، مستقیم یا غیر مستقیم، با منشا خارجی یا داخلی.

ابزارها وتکنیک های فرآیند اجرای برنامه پروژه

1. مهارت های عمومی مدیریت

مهارت های عمومی مدیریت از جمله هدایت، برقراری ارتباطات و برگزاری جلسات بحث و گفتگو برای اجرای موثر پروژه لازم هستند.

2. دانش و مهارت های لازم درباره نتایج پروژه

تیم پروژه باید دسترسی کافی به مجموعه مهارت ها و دانش لازم در مورد نتایج پروژه داشته باشد.

3. سیستم اعطای مسولیت

سیستم اعطای مسولیت روشی رسمی برای اعطای اختیارات می باشد. بدین ترتیب تضمین می شود که کارها در زمان معین شده و به ترتیب مناسب انجام می شوند.

4. جلسات بازنگری وضعیت پروژه

جلسات بازنگری وضعیت پروژه جلسات زمانبندی شده ای هستند که برای مبادله اطلاعات درباره وضعیت پروژه تشکیل می شوند.

5. سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه(PMIS)

همانطور که قبلا توضیح داده شد سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه شامل ابزارها و تکنیک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام وانتشار نتایج دیگر فرآیند های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

6. روش های سازمانی

خروجی های فرآیند اجرای برنامه پروژه

1. نتایج کار

ماحصل فعالیت های انجام شده برای تکمیل پروژه می باشند.

2. درخواست تغیییرات

درخواست تغییرات اغلب هنگام اجرای پروژه انجام می شوند ومعمولا برای تغییرات در هزینه، زمان های تخمین زده شده و محدوده پروژه می باشند.

فرآیند اجرای برنامه پروژه

اجرای برنامه پروژه فرآیند اصلی تحقق برنامه پروژه می باشد. در اجرای این فرآیند مقادیر بسیاری از بودجه پروژه مصرف خواهد شد.

ورودی های فرآیند اجرای برنامه پروژه

1. برنامه پروژه

همانطور که قبلا توضیح داده شد انواع برنامه های مدیریتی ورودی این بخش می باشند و معمولا شامل موارد زیر می شود:
• مصوبات؛ پروانه ها و مجوزها
• توصیفی از روش یا استراتژی مدیریت پروژه
• بیان محدوده پروژه، که شامل اقلام قابل تحویل پروژه و اهداف پروژه می باشد.
• ساختار شکست کار(WBS) تا سطحی که در آن کنترل داشته باشیم.
• تخمین هزینه ها، تاریخ شروع فعلیت ها و تعیین مسولیت ها
• وقایع کلیدی وتاریخ پیش بینی شده برای تحقق هریک از آنها.
• کارکنان کلیدی و مورد نیاز
ریسک های کلیدی، شامل محدودیت ها و فرضیات، پاسخ های برنامه ریزی شده به هرکدام از آنها.
• برنامه های فرعی پروژه مانند برنامه مدیریت زمانبندی و برنامه مدیریت محوده پروژه.
• تصمیمات کلیدی برای شروع، ادامه و توقف فعالیت ها.

2. جزییات پشتیبانی کننده برنامه پروژه

همانطور که قبلا توضیح داده شد این جزییات شامل موارد زیر می شود:
• خروجی های حاصل از دیگر فرآیندهای پروژه که در برنامه پروژه لحاظ نشده اند.
• اطلاعات واسناد دیگری که در مدت اجرای برنامه پروژه ایجادشده اند
• اسناد فنی مانند نیاز ها، طرح ها.
• مستند سازی استانداردهای مربوطه.

3. سیاست های سازمان

همانطور که قبلا توضیح داده شد در هر پروژه ای باید تاثیر سیاست های مختلف سلزمان بر پروژه بررسی شود. تعدادی از این سیاست ها عبارتند از:
• سیاست های مدیریت کیفیت
• سیاست های مربوط به مدیریت امور کارکنان پروژه
• سیاست های کنترل مالی

4. اقدامات اصلاحی

اقداماتی هستند که برای انطباق اجرای پروژه با برنامه پروژه انجام می شوند.

ادامه دارد ....